BAB III

BAB III
ANALISA DATA

Setelah penulis mengamati secara langsung pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat, dan berdasarkan data yang penulis peroleh, maka pada bab ini penulis akan mencoba untuk membahas bagaimana peralatan dan perlengkapan arsip yang baik guna menunjang kelancaran aktivitas kerja pegawai Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang kita ketahui bahwa suatu instansi pemerintah mempunyai tujuan untuk melayani masyarakat. Untuk mencapai tujuan itu suatu instansi harus dapat menghindari terjadinya pemborosan waktu, biaya, dan tenaga yang disebabkan oleh penyimpanan arsip yang kurang baik. Sedangkan tingkat produktivitas pegawai dipengaruhi oleh macam-macam faktor antara lain faktor yang datangnya dari manusia itu sendiri dan dari lingkungan sekitar. Faktor-faktor tersebut dapat menghambat kelancaran aktivitas kerja karyawan dalam penyimpanan arsip. sistem penyimpanan SSP (Surat Setoran Pajak), Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Pajak Tahunan (SPT Tahunan) pada suatu seksi di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat sangat penting karena penyimpanan SSP dan surat tunggakan pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak (SPT Tahunan) yang baik sangat berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas kerja karyawan.
Sebelum kita membahas mengenai perlengkapan kearsipan, ada baiknya kita mengetahui pengertian dari arsip itu sendiri. Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berkebangsaan.


Menurut Barthos (2003: 4) arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.
b. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Penyimpanan arsip yang baik sangat penting dilakukan terutama bagi kantor-kantor yang yang kegiatannya melayani masyarakat, terutama kantor pajak. Penyimpanan arsip yang tidak dilakukan secara efektif dan efisien akan menyebabkan pelayanan yang diberikan kepada Wajib Pajak akan berjalan sangat lamban dan kurang memuaskan. Masalah yang seperti ini memang tidak hanya dialami oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat namun banyak kantor pemerintahan lainnya yang mengalami hal yang serupa. Penyimpanan yang kurang baik inilah yang menjadi perhatian penting bagi penulis selama praktek kerja lapangan di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang penulis kemukakan pada bab sebelumnya yang menjadi masalah pada Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat Palembang adalah perlengkapan kearsipan yang tidak tersedia. Berdasarkan keadaan yang terdapat pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat dan masalah yang dihadapinya , maka pada bab ini penulis akan membahas mengenai usaha-usaha dalam menyediakan perlengkapan penyimpanan SSP dan Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT Tahunan).


3.1 Kondisi Peralatan Kearsipan sebagai Faktor Pendukung

Peralatan kearsipan yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah peralatan yang sudah cukup memadai dan menunjang aktivitas penyimpanan arsip. Dalam pemilihan peralatan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Menurut Amsyah (2001:178) kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

Menurut Amsyah (2001:179) peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:
1. Alat penyimpanan tegak (Vertical File)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip). Model lain dari jenis ini adalah rak arsip terbuka (open shelf file).

2. Alat penyimpanan menyamping (Lateral File)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci.

3. Alat penyimpanan elektrik (Power File)
Untuk kelompok arsip yang sering dipergunakan, dapat menggunakan file mobile electric, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobile dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang, sehingga dapat dibuat gang diantara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang mencari informasi.










Gambar 3.1 Contoh file mobile electric
Pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat telah memiliki jenis lemari penyimpanan tegak dan alat penyimpanan elektrik seperti file mobile electric atau mobile shelving sehingga untuk menyimpan arsip alat-alat tersebut sangat menunjang kerja para karyawan. Namun, lemari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga letakkanlah kapur barus didalamnya.
Menurut Basuki (2003: 296) fasilitas penyimpanan arsip yang sebaiknya dimiliki oleh sebuah badan korporasi adalah sebagai berikut:
9. Rak dan lemari
Tempat penyimpanan arsip yang paling banyak digunakan adalah rak terbuka. Rak ini biasanya terdiri dari dua bagian, saling bertolak belakang untuk memaksimumkan penggunaan rang lantai. Boks dapat ditumpuk sampai tiga tumpuk pada masing-masing rak. Tinggi baku bagi kegiatan penyimpanan kecil hingga menengah adalah 8 boks, artinya satu rak dapat menampung 8 boks atau bila rak terdiri atas dua bagian rak masing-masing bagian menyimpan 4 boks.














400 x 320 x 270 mm

Gambar 3.2 Contoh Kotak Arsip yang dapat digunakan
2. Mobile Shelving
Mobile Shelving merupakan rak tempat menyimpan arsip dinamis inaktif yang dapat dipindah-pindahkan sehingga disebut Mobile. Rak bergerak ini cocok untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dalam jumlah kecil. Seringkali terjadi seorang manager arsip dinamis aktif dalam bentuk rak bergerak menjadi rak penyimpanan yang immobil atau statis.

3. Tangga
Tangga harus tersedia, dan dapat dibawa-bawa melalui gang antara rak, serta memiliki tempat berpijak di bagian atas untuk tempat boks dan memilah arsip dinamis. Tangga yang digunakan hendaknya memenuhi standar keselamatan, mudah diangkat-angkat melalui gang. Di bagian atas tangga hendaknya terdapt panggung atau podium kecil tempat meletakkan boks dan memilah arsip dinamis.
Pada badan korporasi yang besar mungkin tersedia fork-lift dan hydraulic lift. Bila memang diperlukan, badan korporasi dapat menyewa fork-lift untuk memindahkan boks yang besar pada pallet.

4. Kontainer
Boks atau boks karton standar untuk menyimpan arsip dinamis berukuran panjang 400 mm x lebar 320 mm x tinggi 270 mm. Boks harus kuat dan mudah dipasang, pada bagian ujung ada lubang tempat pegangan tangan dan bagian untuk label. Boks harus diuji untuk mengetahui supaya tidak jebol bila sudah diisi penuh.

Dari hasil pengamatan penulis di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat ada beberapa fasilitas penyimpanan seperti Mobile Shelving yaitu File Mobile Electric, rak arsip, tangga dan pada seluruh gudang arsip telah memiliki sistem pendingain udara (AC). “Ruang penyimpanan arsip yang tahan api, air dan dengan sistem pendingin udara (AC) merupakan satu-satunya tempat yang memuaskan. Tempat penyimpanan harus kokoh, tahan perubahan iklim, cukup terang, dan ventilasinya baik, memungkinkan peredaran udara bersih yang bebas pada segala penjuru ruangan” (Martono, 1997: 90).






3.2 Perlengkapan Penyimpanan Arsip yang tidak tersedia sebagai Faktor Penghambat
Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan penemuan kembali arsip-arsip yang telah kita simpan dengan mudah dan cepat adalah dengan menggunakan perlengkapan yang memadai dalam proses penyimpanannya. Dalam pengadaan perlengkapan suatu organisasi hendaknya diperhatikan sebagai penyimpanan arsip yang dipakai. Perlengkapan penyimpanan akan menunjang penemuan arsip apabila diperlukan, misalnya penggunaan guide atau penyekat dalam penyimpanan arsip. Guna dari guide ini adalah pemisah atntara satu jenis surat dengan surat yang lain, guide juga berfungsi sebagai petunjuk dalam pencarian kembali. Menurut Barthos (2000:198) Perlengkapan dan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Map (Folder)
Ialah semacam map tetapi tidak dengan penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat agar dapat menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm dan lebar 2 cm. Folder diisi dengan dokumen/arsip hingga merupakan bagian terkeil dalam klasifikasi suatu masalah.



Tab





Folder Terbuka
Gambar 1. Map (Folder)

2. Penunjuk dan pemisah (Guide)
Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm. Ukurannya : panjang 33-35cm, tinggi 23-24 cm.
Guide mempunyai tab atau bagian yang menonjaol diatasnya. Ukuran tab sama dengan tab pada folder (8-9 cm panjangnya dan 2 cm lebarnya). Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan title atau kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.

8-9 cm
2 cm


23-24 cm



33-35 cm

Gambar 2. Guide

3. Berkas Pengingat (Tickler-File)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.










Gambar 3. Tickler File

4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan dari logam. Yang terbaik untuk digunakan yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis.

Gambar 4. Lemari arsip(Filing Cabinet)


5. Rak Arsip
Rak untuk menyimpan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
Ukuran tinggi ruangnya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan ruang yang tersedia.

Gambar 5. Rak Arsip

6. Kartu Kendali
Kartu kendali dibuart dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom:
1. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K ( surat masuk.keluar)
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, No. Surat
8. Nama Pengelola
9. Paraf (tanda tangan)
10. Catatan

Kartu kendali terdiri dari 3 lembar:
- Kartu kendali lembar pertama berwarna putih
- Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
- Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah

Indeks/Subjek Kode Tanggal
No. Urut M/K
Hal
Isi ringkas
Lampiran
Dari/kepada
Tanggal No. Surat
Pengolah Paraf
Catatan
Tabel 6. Kartu Kendali

7. Kartu Tunjuk silang
Bila pada satu surat terdapat lebih dari satu masalah atau ada arsip yang ukurannya besar, separti apa, bagan dan lainnya perlu dibuatkan kartu petunjuk silang. Gunanya untuk menyatakan kaitannya dengan berkas yang disimpan dalam filing cabinet. Jadi tunjuk silang dapat digunakan sebagai pengganti.









INDEKS KODE Tgl:
No:
Isi Ringkas:
Dari: Kepada:
Lihat berkas
INDEKS KODE Tgl:
No:
Tabel 7. Kartu Tunjuk Silang


8. Lembar Pengantar Surat Rahasia dan Surat Rutin
Lembar pengantar ini digunakan untuk mengantar surat-surat rahasia yang pemprosesannya tidak mempergunakan kartu kendali. Demikian juga untuk surat-surat biasa (rutin).

Unit Pengolahan/Penerima: Tanggal Penyimpanan:
Unit Asal surat Tanggal Nomor Perihal












(jumlah surat)


Tabel 8. Lembar Surat Rahasia dan Surat Rutin



9. Lembar Disposisi dan Konsep
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dan pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemprosesan surat mulai lebih dari satu unit kerja.
Lembar disposisi oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengaruh dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran ½ kuarto.


DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUADAYAAN
UNIVERSITAS DWIWARNA
LEMBAR DISPOSISI
Tgl. Terima: Ag. No:
Penting Tgl. Surat :
Rahasia No. Sura t :
Segera Hal (Kode :
Biasa

Tgl. Kepada Isi Disposisi Dari Paraf




Disposisi
1. Mohon Pertimbangan 16.........................
2. Mohon Pendapat .........................
3. Hohon Keputusan .........................
4. Mohon Petunjuk
5. Mohon saran
6. Bicarakan
7. Teliti/ikuti perkembangan
8. Untuk perhatian
9. Siapkan komsip
10. Siapkan laporan
11. Untuk diproses
12. Selesaikan sesuai pembicaraan
13. Edaran
14. Tik/gandakan
15. Arsip
Tabel 9. Lembar Disposisi dan Konsep



10. Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini digunakan untuk pinjam arsip. Kartu ini dibuat rangkap tiga masing-masing untuk:
a. Disertakan pada surat yang dipinjam
b. Tinggal pada penata arsip ( sebagai arsip pengganti sementara)
c. Pada berkas pengingat ukurannya sama dengan kartu kendali


KARTU BUKTI
PINJAM ARSIP/BERKAS
Nama Peminjam Nama
Unit/satuan kerja

Peminjam
Arsip/berkas yang dipinjam
Pokok surat: Tgl. Dan No. Surat:
Dari : Kepada:
Tgl. Pinjam: Tgl. Kembali:
Petugas:


















Tabel 10 . Kartu Pinjam Arsip


11. Kartu Indeks
Kartu indeks sebagai alat untuk menunjukkan isi masalah (topik) perihal dokumen atau sekelompok dokumen.
Oleh karena itu sebelum arsip-arsip disimpan, dicatat lebih dahulu dalam kartu indeks. Adapun keterangan yang perlu dicantumkan pada kartu indeks adalah:
- Judul arsip
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Subjek Surat
- Kode Surat













Gambar k. Kartu Indeks
Gambar 11. Kartu Indeks

Dari hasil pengamatan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat bahwa dalam menyimpan arsip masih tidak tersedia perlengkapan penyimpanan arsip seperti guide atau penyekat, kartu indeks, formulir peminjaman arsip dan kartu kendali. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama.
Dengan adanya guide, kartu kendali, kartu indeks dan formulir peminjaman arsip akan mempermudah pekerjaan arsiparis dalam menemukan arsip yang diperlukan.