BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berikut ini adalah beberapa kesimpulan dan saran yang dapat ditarik dari pembahasan yang telah penulis kemukakan pada bab sebelumnya yaitu:
1.1 Kesimpulan
Perlengkapan penyimpanan arsip pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir barat masih tidak tersedia seperti guide atau penyekat, kartu kendali, kartu indeks dan kartu peminjaman arsip. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama.
4.2 Saran
Dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran sebagai berikut:
Sebaiknya dalam penyimpanan arsip digunakan perlengkapan yang mendukung agar petugas arsip dapat dengan cepat menemukan kembali arsip yang diperlukan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Bashir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki, Sulityo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Martono, Boedi. 1997. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh.2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi ke-4. Cetakan ke 7. Yogyakarta: Liberty. Yogyakarta
Undang-undang Nomor 6 Tahun 1983 Tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan.
Undang-undang Nomor 28 Tahun 2007 Tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan.
Senin, 01 Juni 2009
BAB III
BAB III
ANALISA DATA
Setelah penulis mengamati secara langsung pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat, dan berdasarkan data yang penulis peroleh, maka pada bab ini penulis akan mencoba untuk membahas bagaimana peralatan dan perlengkapan arsip yang baik guna menunjang kelancaran aktivitas kerja pegawai Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang kita ketahui bahwa suatu instansi pemerintah mempunyai tujuan untuk melayani masyarakat. Untuk mencapai tujuan itu suatu instansi harus dapat menghindari terjadinya pemborosan waktu, biaya, dan tenaga yang disebabkan oleh penyimpanan arsip yang kurang baik. Sedangkan tingkat produktivitas pegawai dipengaruhi oleh macam-macam faktor antara lain faktor yang datangnya dari manusia itu sendiri dan dari lingkungan sekitar. Faktor-faktor tersebut dapat menghambat kelancaran aktivitas kerja karyawan dalam penyimpanan arsip. sistem penyimpanan SSP (Surat Setoran Pajak), Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Pajak Tahunan (SPT Tahunan) pada suatu seksi di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat sangat penting karena penyimpanan SSP dan surat tunggakan pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak (SPT Tahunan) yang baik sangat berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas kerja karyawan.
Sebelum kita membahas mengenai perlengkapan kearsipan, ada baiknya kita mengetahui pengertian dari arsip itu sendiri. Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berkebangsaan.
Menurut Barthos (2003: 4) arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.
b. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Penyimpanan arsip yang baik sangat penting dilakukan terutama bagi kantor-kantor yang yang kegiatannya melayani masyarakat, terutama kantor pajak. Penyimpanan arsip yang tidak dilakukan secara efektif dan efisien akan menyebabkan pelayanan yang diberikan kepada Wajib Pajak akan berjalan sangat lamban dan kurang memuaskan. Masalah yang seperti ini memang tidak hanya dialami oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat namun banyak kantor pemerintahan lainnya yang mengalami hal yang serupa. Penyimpanan yang kurang baik inilah yang menjadi perhatian penting bagi penulis selama praktek kerja lapangan di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang penulis kemukakan pada bab sebelumnya yang menjadi masalah pada Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat Palembang adalah perlengkapan kearsipan yang tidak tersedia. Berdasarkan keadaan yang terdapat pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat dan masalah yang dihadapinya , maka pada bab ini penulis akan membahas mengenai usaha-usaha dalam menyediakan perlengkapan penyimpanan SSP dan Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT Tahunan).
3.1 Kondisi Peralatan Kearsipan sebagai Faktor Pendukung
Peralatan kearsipan yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah peralatan yang sudah cukup memadai dan menunjang aktivitas penyimpanan arsip. Dalam pemilihan peralatan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Menurut Amsyah (2001:178) kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Menurut Amsyah (2001:179) peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:
1. Alat penyimpanan tegak (Vertical File)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip). Model lain dari jenis ini adalah rak arsip terbuka (open shelf file).
2. Alat penyimpanan menyamping (Lateral File)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci.
3. Alat penyimpanan elektrik (Power File)
Untuk kelompok arsip yang sering dipergunakan, dapat menggunakan file mobile electric, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobile dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang, sehingga dapat dibuat gang diantara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang mencari informasi.
Gambar 3.1 Contoh file mobile electric
Pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat telah memiliki jenis lemari penyimpanan tegak dan alat penyimpanan elektrik seperti file mobile electric atau mobile shelving sehingga untuk menyimpan arsip alat-alat tersebut sangat menunjang kerja para karyawan. Namun, lemari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga letakkanlah kapur barus didalamnya.
Menurut Basuki (2003: 296) fasilitas penyimpanan arsip yang sebaiknya dimiliki oleh sebuah badan korporasi adalah sebagai berikut:
9. Rak dan lemari
Tempat penyimpanan arsip yang paling banyak digunakan adalah rak terbuka. Rak ini biasanya terdiri dari dua bagian, saling bertolak belakang untuk memaksimumkan penggunaan rang lantai. Boks dapat ditumpuk sampai tiga tumpuk pada masing-masing rak. Tinggi baku bagi kegiatan penyimpanan kecil hingga menengah adalah 8 boks, artinya satu rak dapat menampung 8 boks atau bila rak terdiri atas dua bagian rak masing-masing bagian menyimpan 4 boks.
400 x 320 x 270 mm
Gambar 3.2 Contoh Kotak Arsip yang dapat digunakan
2. Mobile Shelving
Mobile Shelving merupakan rak tempat menyimpan arsip dinamis inaktif yang dapat dipindah-pindahkan sehingga disebut Mobile. Rak bergerak ini cocok untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dalam jumlah kecil. Seringkali terjadi seorang manager arsip dinamis aktif dalam bentuk rak bergerak menjadi rak penyimpanan yang immobil atau statis.
3. Tangga
Tangga harus tersedia, dan dapat dibawa-bawa melalui gang antara rak, serta memiliki tempat berpijak di bagian atas untuk tempat boks dan memilah arsip dinamis. Tangga yang digunakan hendaknya memenuhi standar keselamatan, mudah diangkat-angkat melalui gang. Di bagian atas tangga hendaknya terdapt panggung atau podium kecil tempat meletakkan boks dan memilah arsip dinamis.
Pada badan korporasi yang besar mungkin tersedia fork-lift dan hydraulic lift. Bila memang diperlukan, badan korporasi dapat menyewa fork-lift untuk memindahkan boks yang besar pada pallet.
4. Kontainer
Boks atau boks karton standar untuk menyimpan arsip dinamis berukuran panjang 400 mm x lebar 320 mm x tinggi 270 mm. Boks harus kuat dan mudah dipasang, pada bagian ujung ada lubang tempat pegangan tangan dan bagian untuk label. Boks harus diuji untuk mengetahui supaya tidak jebol bila sudah diisi penuh.
Dari hasil pengamatan penulis di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat ada beberapa fasilitas penyimpanan seperti Mobile Shelving yaitu File Mobile Electric, rak arsip, tangga dan pada seluruh gudang arsip telah memiliki sistem pendingain udara (AC). “Ruang penyimpanan arsip yang tahan api, air dan dengan sistem pendingin udara (AC) merupakan satu-satunya tempat yang memuaskan. Tempat penyimpanan harus kokoh, tahan perubahan iklim, cukup terang, dan ventilasinya baik, memungkinkan peredaran udara bersih yang bebas pada segala penjuru ruangan” (Martono, 1997: 90).
3.2 Perlengkapan Penyimpanan Arsip yang tidak tersedia sebagai Faktor Penghambat
Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan penemuan kembali arsip-arsip yang telah kita simpan dengan mudah dan cepat adalah dengan menggunakan perlengkapan yang memadai dalam proses penyimpanannya. Dalam pengadaan perlengkapan suatu organisasi hendaknya diperhatikan sebagai penyimpanan arsip yang dipakai. Perlengkapan penyimpanan akan menunjang penemuan arsip apabila diperlukan, misalnya penggunaan guide atau penyekat dalam penyimpanan arsip. Guna dari guide ini adalah pemisah atntara satu jenis surat dengan surat yang lain, guide juga berfungsi sebagai petunjuk dalam pencarian kembali. Menurut Barthos (2000:198) Perlengkapan dan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Map (Folder)
Ialah semacam map tetapi tidak dengan penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat agar dapat menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm dan lebar 2 cm. Folder diisi dengan dokumen/arsip hingga merupakan bagian terkeil dalam klasifikasi suatu masalah.
Tab
Folder Terbuka
Gambar 1. Map (Folder)
2. Penunjuk dan pemisah (Guide)
Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm. Ukurannya : panjang 33-35cm, tinggi 23-24 cm.
Guide mempunyai tab atau bagian yang menonjaol diatasnya. Ukuran tab sama dengan tab pada folder (8-9 cm panjangnya dan 2 cm lebarnya). Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan title atau kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.
8-9 cm
2 cm
23-24 cm
33-35 cm
Gambar 2. Guide
3. Berkas Pengingat (Tickler-File)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
Gambar 3. Tickler File
4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan dari logam. Yang terbaik untuk digunakan yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis.
Gambar 4. Lemari arsip(Filing Cabinet)
5. Rak Arsip
Rak untuk menyimpan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
Ukuran tinggi ruangnya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan ruang yang tersedia.
Gambar 5. Rak Arsip
6. Kartu Kendali
Kartu kendali dibuart dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom:
1. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K ( surat masuk.keluar)
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, No. Surat
8. Nama Pengelola
9. Paraf (tanda tangan)
10. Catatan
Kartu kendali terdiri dari 3 lembar:
- Kartu kendali lembar pertama berwarna putih
- Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
- Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah
Indeks/Subjek Kode Tanggal
No. Urut M/K
Hal
Isi ringkas
Lampiran
Dari/kepada
Tanggal No. Surat
Pengolah Paraf
Catatan
Tabel 6. Kartu Kendali
7. Kartu Tunjuk silang
Bila pada satu surat terdapat lebih dari satu masalah atau ada arsip yang ukurannya besar, separti apa, bagan dan lainnya perlu dibuatkan kartu petunjuk silang. Gunanya untuk menyatakan kaitannya dengan berkas yang disimpan dalam filing cabinet. Jadi tunjuk silang dapat digunakan sebagai pengganti.
INDEKS KODE Tgl:
No:
Isi Ringkas:
Dari: Kepada:
Lihat berkas
INDEKS KODE Tgl:
No:
Tabel 7. Kartu Tunjuk Silang
8. Lembar Pengantar Surat Rahasia dan Surat Rutin
Lembar pengantar ini digunakan untuk mengantar surat-surat rahasia yang pemprosesannya tidak mempergunakan kartu kendali. Demikian juga untuk surat-surat biasa (rutin).
Unit Pengolahan/Penerima: Tanggal Penyimpanan:
Unit Asal surat Tanggal Nomor Perihal
(jumlah surat)
Tabel 8. Lembar Surat Rahasia dan Surat Rutin
9. Lembar Disposisi dan Konsep
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dan pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemprosesan surat mulai lebih dari satu unit kerja.
Lembar disposisi oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengaruh dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran ½ kuarto.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUADAYAAN
UNIVERSITAS DWIWARNA
LEMBAR DISPOSISI
Tgl. Terima: Ag. No:
Penting Tgl. Surat :
Rahasia No. Sura t :
Segera Hal (Kode :
Biasa
Tgl. Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
Disposisi
1. Mohon Pertimbangan 16.........................
2. Mohon Pendapat .........................
3. Hohon Keputusan .........................
4. Mohon Petunjuk
5. Mohon saran
6. Bicarakan
7. Teliti/ikuti perkembangan
8. Untuk perhatian
9. Siapkan komsip
10. Siapkan laporan
11. Untuk diproses
12. Selesaikan sesuai pembicaraan
13. Edaran
14. Tik/gandakan
15. Arsip
Tabel 9. Lembar Disposisi dan Konsep
10. Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini digunakan untuk pinjam arsip. Kartu ini dibuat rangkap tiga masing-masing untuk:
a. Disertakan pada surat yang dipinjam
b. Tinggal pada penata arsip ( sebagai arsip pengganti sementara)
c. Pada berkas pengingat ukurannya sama dengan kartu kendali
KARTU BUKTI
PINJAM ARSIP/BERKAS
Nama Peminjam Nama
Unit/satuan kerja
Peminjam
Arsip/berkas yang dipinjam
Pokok surat: Tgl. Dan No. Surat:
Dari : Kepada:
Tgl. Pinjam: Tgl. Kembali:
Petugas:
Tabel 10 . Kartu Pinjam Arsip
11. Kartu Indeks
Kartu indeks sebagai alat untuk menunjukkan isi masalah (topik) perihal dokumen atau sekelompok dokumen.
Oleh karena itu sebelum arsip-arsip disimpan, dicatat lebih dahulu dalam kartu indeks. Adapun keterangan yang perlu dicantumkan pada kartu indeks adalah:
- Judul arsip
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Subjek Surat
- Kode Surat
Gambar k. Kartu Indeks
Gambar 11. Kartu Indeks
Dari hasil pengamatan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat bahwa dalam menyimpan arsip masih tidak tersedia perlengkapan penyimpanan arsip seperti guide atau penyekat, kartu indeks, formulir peminjaman arsip dan kartu kendali. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama.
Dengan adanya guide, kartu kendali, kartu indeks dan formulir peminjaman arsip akan mempermudah pekerjaan arsiparis dalam menemukan arsip yang diperlukan.
ANALISA DATA
Setelah penulis mengamati secara langsung pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat, dan berdasarkan data yang penulis peroleh, maka pada bab ini penulis akan mencoba untuk membahas bagaimana peralatan dan perlengkapan arsip yang baik guna menunjang kelancaran aktivitas kerja pegawai Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang kita ketahui bahwa suatu instansi pemerintah mempunyai tujuan untuk melayani masyarakat. Untuk mencapai tujuan itu suatu instansi harus dapat menghindari terjadinya pemborosan waktu, biaya, dan tenaga yang disebabkan oleh penyimpanan arsip yang kurang baik. Sedangkan tingkat produktivitas pegawai dipengaruhi oleh macam-macam faktor antara lain faktor yang datangnya dari manusia itu sendiri dan dari lingkungan sekitar. Faktor-faktor tersebut dapat menghambat kelancaran aktivitas kerja karyawan dalam penyimpanan arsip. sistem penyimpanan SSP (Surat Setoran Pajak), Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Pajak Tahunan (SPT Tahunan) pada suatu seksi di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat sangat penting karena penyimpanan SSP dan surat tunggakan pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak (SPT Tahunan) yang baik sangat berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas kerja karyawan.
Sebelum kita membahas mengenai perlengkapan kearsipan, ada baiknya kita mengetahui pengertian dari arsip itu sendiri. Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berkebangsaan.
Menurut Barthos (2003: 4) arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.
b. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Penyimpanan arsip yang baik sangat penting dilakukan terutama bagi kantor-kantor yang yang kegiatannya melayani masyarakat, terutama kantor pajak. Penyimpanan arsip yang tidak dilakukan secara efektif dan efisien akan menyebabkan pelayanan yang diberikan kepada Wajib Pajak akan berjalan sangat lamban dan kurang memuaskan. Masalah yang seperti ini memang tidak hanya dialami oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat namun banyak kantor pemerintahan lainnya yang mengalami hal yang serupa. Penyimpanan yang kurang baik inilah yang menjadi perhatian penting bagi penulis selama praktek kerja lapangan di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
Seperti yang penulis kemukakan pada bab sebelumnya yang menjadi masalah pada Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat Palembang adalah perlengkapan kearsipan yang tidak tersedia. Berdasarkan keadaan yang terdapat pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat dan masalah yang dihadapinya , maka pada bab ini penulis akan membahas mengenai usaha-usaha dalam menyediakan perlengkapan penyimpanan SSP dan Surat Tunggakan Pajak ataupun Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT Tahunan).
3.1 Kondisi Peralatan Kearsipan sebagai Faktor Pendukung
Peralatan kearsipan yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah peralatan yang sudah cukup memadai dan menunjang aktivitas penyimpanan arsip. Dalam pemilihan peralatan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Menurut Amsyah (2001:178) kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Menurut Amsyah (2001:179) peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:
1. Alat penyimpanan tegak (Vertical File)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip). Model lain dari jenis ini adalah rak arsip terbuka (open shelf file).
2. Alat penyimpanan menyamping (Lateral File)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci.
3. Alat penyimpanan elektrik (Power File)
Untuk kelompok arsip yang sering dipergunakan, dapat menggunakan file mobile electric, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobile dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang, sehingga dapat dibuat gang diantara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang mencari informasi.
Gambar 3.1 Contoh file mobile electric
Pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat telah memiliki jenis lemari penyimpanan tegak dan alat penyimpanan elektrik seperti file mobile electric atau mobile shelving sehingga untuk menyimpan arsip alat-alat tersebut sangat menunjang kerja para karyawan. Namun, lemari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga letakkanlah kapur barus didalamnya.
Menurut Basuki (2003: 296) fasilitas penyimpanan arsip yang sebaiknya dimiliki oleh sebuah badan korporasi adalah sebagai berikut:
9. Rak dan lemari
Tempat penyimpanan arsip yang paling banyak digunakan adalah rak terbuka. Rak ini biasanya terdiri dari dua bagian, saling bertolak belakang untuk memaksimumkan penggunaan rang lantai. Boks dapat ditumpuk sampai tiga tumpuk pada masing-masing rak. Tinggi baku bagi kegiatan penyimpanan kecil hingga menengah adalah 8 boks, artinya satu rak dapat menampung 8 boks atau bila rak terdiri atas dua bagian rak masing-masing bagian menyimpan 4 boks.
400 x 320 x 270 mm
Gambar 3.2 Contoh Kotak Arsip yang dapat digunakan
2. Mobile Shelving
Mobile Shelving merupakan rak tempat menyimpan arsip dinamis inaktif yang dapat dipindah-pindahkan sehingga disebut Mobile. Rak bergerak ini cocok untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dalam jumlah kecil. Seringkali terjadi seorang manager arsip dinamis aktif dalam bentuk rak bergerak menjadi rak penyimpanan yang immobil atau statis.
3. Tangga
Tangga harus tersedia, dan dapat dibawa-bawa melalui gang antara rak, serta memiliki tempat berpijak di bagian atas untuk tempat boks dan memilah arsip dinamis. Tangga yang digunakan hendaknya memenuhi standar keselamatan, mudah diangkat-angkat melalui gang. Di bagian atas tangga hendaknya terdapt panggung atau podium kecil tempat meletakkan boks dan memilah arsip dinamis.
Pada badan korporasi yang besar mungkin tersedia fork-lift dan hydraulic lift. Bila memang diperlukan, badan korporasi dapat menyewa fork-lift untuk memindahkan boks yang besar pada pallet.
4. Kontainer
Boks atau boks karton standar untuk menyimpan arsip dinamis berukuran panjang 400 mm x lebar 320 mm x tinggi 270 mm. Boks harus kuat dan mudah dipasang, pada bagian ujung ada lubang tempat pegangan tangan dan bagian untuk label. Boks harus diuji untuk mengetahui supaya tidak jebol bila sudah diisi penuh.
Dari hasil pengamatan penulis di Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat ada beberapa fasilitas penyimpanan seperti Mobile Shelving yaitu File Mobile Electric, rak arsip, tangga dan pada seluruh gudang arsip telah memiliki sistem pendingain udara (AC). “Ruang penyimpanan arsip yang tahan api, air dan dengan sistem pendingin udara (AC) merupakan satu-satunya tempat yang memuaskan. Tempat penyimpanan harus kokoh, tahan perubahan iklim, cukup terang, dan ventilasinya baik, memungkinkan peredaran udara bersih yang bebas pada segala penjuru ruangan” (Martono, 1997: 90).
3.2 Perlengkapan Penyimpanan Arsip yang tidak tersedia sebagai Faktor Penghambat
Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan penemuan kembali arsip-arsip yang telah kita simpan dengan mudah dan cepat adalah dengan menggunakan perlengkapan yang memadai dalam proses penyimpanannya. Dalam pengadaan perlengkapan suatu organisasi hendaknya diperhatikan sebagai penyimpanan arsip yang dipakai. Perlengkapan penyimpanan akan menunjang penemuan arsip apabila diperlukan, misalnya penggunaan guide atau penyekat dalam penyimpanan arsip. Guna dari guide ini adalah pemisah atntara satu jenis surat dengan surat yang lain, guide juga berfungsi sebagai petunjuk dalam pencarian kembali. Menurut Barthos (2000:198) Perlengkapan dan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Map (Folder)
Ialah semacam map tetapi tidak dengan penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat agar dapat menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm dan lebar 2 cm. Folder diisi dengan dokumen/arsip hingga merupakan bagian terkeil dalam klasifikasi suatu masalah.
Tab
Folder Terbuka
Gambar 1. Map (Folder)
2. Penunjuk dan pemisah (Guide)
Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm. Ukurannya : panjang 33-35cm, tinggi 23-24 cm.
Guide mempunyai tab atau bagian yang menonjaol diatasnya. Ukuran tab sama dengan tab pada folder (8-9 cm panjangnya dan 2 cm lebarnya). Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan title atau kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.
8-9 cm
2 cm
23-24 cm
33-35 cm
Gambar 2. Guide
3. Berkas Pengingat (Tickler-File)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
Gambar 3. Tickler File
4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan dari logam. Yang terbaik untuk digunakan yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis.
Gambar 4. Lemari arsip(Filing Cabinet)
5. Rak Arsip
Rak untuk menyimpan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
Ukuran tinggi ruangnya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan ruang yang tersedia.
Gambar 5. Rak Arsip
6. Kartu Kendali
Kartu kendali dibuart dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom:
1. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K ( surat masuk.keluar)
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, No. Surat
8. Nama Pengelola
9. Paraf (tanda tangan)
10. Catatan
Kartu kendali terdiri dari 3 lembar:
- Kartu kendali lembar pertama berwarna putih
- Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
- Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah
Indeks/Subjek Kode Tanggal
No. Urut M/K
Hal
Isi ringkas
Lampiran
Dari/kepada
Tanggal No. Surat
Pengolah Paraf
Catatan
Tabel 6. Kartu Kendali
7. Kartu Tunjuk silang
Bila pada satu surat terdapat lebih dari satu masalah atau ada arsip yang ukurannya besar, separti apa, bagan dan lainnya perlu dibuatkan kartu petunjuk silang. Gunanya untuk menyatakan kaitannya dengan berkas yang disimpan dalam filing cabinet. Jadi tunjuk silang dapat digunakan sebagai pengganti.
INDEKS KODE Tgl:
No:
Isi Ringkas:
Dari: Kepada:
Lihat berkas
INDEKS KODE Tgl:
No:
Tabel 7. Kartu Tunjuk Silang
8. Lembar Pengantar Surat Rahasia dan Surat Rutin
Lembar pengantar ini digunakan untuk mengantar surat-surat rahasia yang pemprosesannya tidak mempergunakan kartu kendali. Demikian juga untuk surat-surat biasa (rutin).
Unit Pengolahan/Penerima: Tanggal Penyimpanan:
Unit Asal surat Tanggal Nomor Perihal
(jumlah surat)
Tabel 8. Lembar Surat Rahasia dan Surat Rutin
9. Lembar Disposisi dan Konsep
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dan pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemprosesan surat mulai lebih dari satu unit kerja.
Lembar disposisi oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengaruh dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran ½ kuarto.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUADAYAAN
UNIVERSITAS DWIWARNA
LEMBAR DISPOSISI
Tgl. Terima: Ag. No:
Penting Tgl. Surat :
Rahasia No. Sura t :
Segera Hal (Kode :
Biasa
Tgl. Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
Disposisi
1. Mohon Pertimbangan 16.........................
2. Mohon Pendapat .........................
3. Hohon Keputusan .........................
4. Mohon Petunjuk
5. Mohon saran
6. Bicarakan
7. Teliti/ikuti perkembangan
8. Untuk perhatian
9. Siapkan komsip
10. Siapkan laporan
11. Untuk diproses
12. Selesaikan sesuai pembicaraan
13. Edaran
14. Tik/gandakan
15. Arsip
Tabel 9. Lembar Disposisi dan Konsep
10. Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini digunakan untuk pinjam arsip. Kartu ini dibuat rangkap tiga masing-masing untuk:
a. Disertakan pada surat yang dipinjam
b. Tinggal pada penata arsip ( sebagai arsip pengganti sementara)
c. Pada berkas pengingat ukurannya sama dengan kartu kendali
KARTU BUKTI
PINJAM ARSIP/BERKAS
Nama Peminjam Nama
Unit/satuan kerja
Peminjam
Arsip/berkas yang dipinjam
Pokok surat: Tgl. Dan No. Surat:
Dari : Kepada:
Tgl. Pinjam: Tgl. Kembali:
Petugas:
Tabel 10 . Kartu Pinjam Arsip
11. Kartu Indeks
Kartu indeks sebagai alat untuk menunjukkan isi masalah (topik) perihal dokumen atau sekelompok dokumen.
Oleh karena itu sebelum arsip-arsip disimpan, dicatat lebih dahulu dalam kartu indeks. Adapun keterangan yang perlu dicantumkan pada kartu indeks adalah:
- Judul arsip
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Subjek Surat
- Kode Surat
Gambar k. Kartu Indeks
Gambar 11. Kartu Indeks
Dari hasil pengamatan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat bahwa dalam menyimpan arsip masih tidak tersedia perlengkapan penyimpanan arsip seperti guide atau penyekat, kartu indeks, formulir peminjaman arsip dan kartu kendali. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama.
Dengan adanya guide, kartu kendali, kartu indeks dan formulir peminjaman arsip akan mempermudah pekerjaan arsiparis dalam menemukan arsip yang diperlukan.
BAB II
BAB II
KEADAAN UMUM KANTOR PELAYANAN PAJAK ( KPP ) PALEMBANG ILIR BARAT
2.1. Sejarah Singkat Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat
Menurut Kep.Menkeu RI Nomor : 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001. Kantor Pelayanan Pajak adalah instasi vertikal Direktorat Jenderal Pajak yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah. Tugas Kantor Pelayanan Pajak adalah untuk melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun wilayah kerja dari Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat meliputi : Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Sukarame, Kecamatan gandus.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, pengamatan potensi perpajakan, dan ekstensifikasi Wajib Pajak;
2. Penelitian dan penatausahaan surat pemberitahuan tahunan, surat pemberitahuan masa serta berkas Wajib Pajak;
3. Pengawasan pembayaran masa Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya;
4. Penatausahaan piutang pajak, penerimaan, penagihan, penyelesaian keberatan, penatausahaan banding, dan penyelesaian restitusi Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Baang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya;
5. Pemeriksaan sederhana dan penerapan sanksi perpajakan;
6. Penerbitan surat ketetapan pajak;
7. Pembetulan surat ketetapan pajak;
8. Pengurangan sanksi pajak;
9. Penyuluhan dan konsultasi perpajakan;
10. Pelaksanaan administrasi Kantor Pelayanan Pajak.
1. Kedudukan
Berdasarkan Pasal 29 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak (Kanwil DJP), Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (KPPBB), Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak (Karikpa) dan Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan (KP4), Kantor Pelayanan Pajak adalah instansi vertikal DJP yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah. Dalam hal ini Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat yang daerah administrasinya meliputi Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Gandus, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Sukarame bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kanwil Sumatera Selatan dan Kepulauan Bangka Belitung yang berkedudukan di Palembang.
2. Tugas
Sesuai Pasal 30 Keputusan Menteri Keuangan Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tersebut, KPP Palembang Ilir Barat mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Fungsi
Sesuai Pasal 31 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001, dalam melaksanakan tugasnya Kantor Pelayanan Pajak (KPP) menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Pengumpulan dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, penyuluhan, dan pengamatan potensi perpajakan serta ekstensifikasi Wajib Pajak.
b. Penelitian dan penatausahaan Surat Pemberitahuan Tahunan, Surat Pemberitahuan Masa serta berkas Wajib Pajak.
c. Pengawasan pembayaran masa Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
d. Penatausahaan piutang pajak, penerimaan, penagihan, penyelesaian keberatan, penatausahaan banding, dan penyelesaian restitusi Pajak Penghasilan Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
e. Pemeriksaan sederhana dan penerapan sanksi perpajakan.
f. Penertiban Surat Ketetapan Pajak
g. Pembetulan Surat Ketetapan pajak
h. Pengurangan sanksi pajak
i. Penyuluhan dan konsultasi perpajakan
j. Pelaksanaan administrasi KPP
4. Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak
Sesuai Pasal 32 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001, Susunan Organisasi KPP terdiri dari:
a. Subbagian Umum
b. Seksi Pengelolaan Data dan Informasi
c. Seksi Tata Usaha Perpajakan
d. Seksi Pajak Penghasilan Orang Pribadi
e. Seksi Pajak Penghasilan Badan
f. Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan
g. Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
h. Seksi Penagihan
i. Seksi Penerimaan dan Keberatan
j. Kelompok Jabatan Fungsional (Sampai saat ini Kelompok Jabatan Fungsional belum dibentuk)
Selain itu terdapat Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan yang meupakan Instansi vertical Direktorat Jenderal Pajak yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala KPP.
2.1.1 Mandat yang diberikan kepada instansi
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pajak, Kantor Pelayanan Pajak adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Pajak yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah. Dalam hal ini KPP Palembang Ilir Barat yang daerah administrasinya meliputi Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Gandus dan Kecamatan Sukarami bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah DJP Sumatera Selatan dan Kep. Bangka Belitung yang berkedudukan di Palembang.
2.1.2 Peran Strategis KPP Palembang Ilir Barat
Peran strategis KPP Palembang Ilir Barat sesuai dengan fungsi dan tugasnya dalam rangka mewujudkan Good Governance sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tentang organisasi dan tata kerja Direktorat Jenderal Pajak. Dengan sumber daya dan sarana yang tersedia, KPP Palembang Ilir Barat menjalankan tugas pelayanan, pengawasan administrasi dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barng Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
2.1.3 Kekuatan berbagai Sumber Daya
1. Sumber Daya Manusia
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat memiliki 73 orang pegawai yang memiliki pendidikan formal berbeda. Sumber Daya Manusia pada KPP Palembang Ilir Barat per 31 Desember 2006 adalah sebagai berikut :
Menurut Golongan
Golongan IV : 2 Orang
Golongan III : 32 Orang
Golongan II : 39 Orang
Menurut Umur
s.d 30 tahun : 38 Orang
31 s/d 35 tahun : 5 Orang
36 s/d 45 tahun : 11 Orang
46 s/d 50 tahun : 10 Orang
di atas 50 tahun : 9 Orang
Menurut Pendidikan
Pasca Sarjana : 2 Orang
Sarjana : 19 Orang
Sarjana Muda/ Diploma III : 11 Orang
D1, SMA, SMP, dan SD : 41 Orang
2. Sarana dan Prasarana
Kemampuan menyediakan sarana dan prasarana merupakan hal mutlak yang harus disediakan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. Sarana dan prasarana yang telah ada cukup memadai dengan tersedianya berbagai fasilitas yang mendukung kelancaran pelaksaan tugas.
2.1.4 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat dikepalai oleh seorang kepala yang membawahi 88 orang karyawan yang terdiri dari :
a. Kepala Kantor ( eselon III ) : 1 orang
b. Pejabat eselon IV ( Kasi ) : 10 orang
c. Pejabat eselon V ( Korlak ) : 26 orang
d. Pelaksana : 37 orang
semuanya itu tersebar dalam 8 Seksi, 1 Sub Bagian Umum dan 1 Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan yaitu :
1. Kepala Sub Bagian Umum
2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Informasi
3. Kepala Seksi Tata Usaha Perpajakan
4. Kepala Seksi PPh Orang Pribadi
5. Kepala Seksi PPh Badan
6. Kepala Seksi PPh Pemotongan dan Pemungutan
7. Kepala Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
8. Kepala Seksi Penagihan
9. Kepala Seksi Penerimaan dan Keberatan
10. Kepala Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan
Bagian-bagian tersebut dapat dilihat dari Bagan Struktur Organisasi berikut ini:
Dari Struktur Organisasi tersebut diatas, akan dijelaskan sedikit mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian, yaitu :
I. Kepala Kantor
Tugasnya adalah memimpin dan mengarahkan bawahannya, agar bekerja lebih efisien, dan efektif sedangkan wewenangnya adalah memberikan tanda tangan atas surat-surat yang bersifat informatif dan instruktif.
II. Sub Bagian Umum
1. Urusan Tata Usaha dan Kepegawaian, tugasnya :
a. Menyelenggarakan surat masuk dan surat keluar
b. Menyusun konsep usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, penyesuaian ijazah, penyusunan formal pegawai dan penyusunan non otomotif.
2. Urusan Keuangan, tugasnya :
a. Membuat daftar usulan kegiatan.
b. Menyusun daftar rencana pembiayaan rutin.
3. Urusan Rumah Tangga Kantor, tugasnya :
a. Melakukan inventarisasi alat perlengkapan kantor dan formulir.
b. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan.
III. Seksi-Seksi
1. Seksi Pengolahan Data dan Informasi
a. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi I, tugasnya :
• Melakukan urusan penggalian potensi pajak
• Mencari data untuk ekstensifikasi Wajib Pajak
• Penyusunan Monografi pajak
b. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi II, tugasnya :
• Melakukan urusan tata usaha data masukan dan data keluaran
• Mengecek kelengkapan dan kebenaran formal data masukan dan data keluaran.
c. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi III, tugasnya :
Melakukan urusan pengolahan data
Penyajian informasi
2. Seksi Tata Usaha Perpajakan
a. Sub Seksi Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan urusan penerimaan Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan pengecekan Surat Pemberitahuan Pajak
• Menerbitkan nota perhitungan
• Menerbitkan Surat Tagihan Pajak ( PPh pasal 17 ayat 1 )
b. Sub Seksi Tempat Pelayanan Terpadu
• Melakukan pendaftaran Wajib Pajak
• Menerima surat – surat masuk untuk KPP Palembang Ilir Barat
• Menyampaikan Surat Pemberitahuan Pajak kepada Wajib Pajak
• Pemindahan dan pencabutan identitas Wajib Pajak
c. Sub Seksi Ketetapan dan kearsipan
Melakukan urusan penerbitan Surat Ketetapan Pajak
Mengarsipkan berkas – berkas Wajib Pajak
3. Seksi Pajak Penghasilan Orang Pribadi
a. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Orang Pribadi I
• Melakukan urusan penatausahaan dan perekaman Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan pengecekan dan memantau Surat Pemberitahuan
• Menyusun laporan efektifitas pembayaran masa Pajak Penghasilan perorangan.
b. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Orang Pribadi II
• Melakukan urusan verifikasi atas Surat Pemberitahuan Masa dan Surat Pemberitahuan Tahunan terhadap Pajak Penghasilan perorangan
• Melakukan pengawasan pembayaran masa terhadap Pajak Penghasilan perorangan
• Melakukan verifikasi terhadap Wajib Pajak yang tidak terdaftar dan tidak memasukkan Surat Pemberitahuan.
• Melakukan fiskal luar negeri
4. Seksi Pajak Penghasilan Badan
a. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Badan I
• Melakukan urusan pemantauan dan perekaman Surat Pemberitahuan pajak penghasilan badan
• Melakukan penatausahaan dan pengawasan pembayaran masa
• Melakukan penelaahan dan penyusunan laporan efektifitas pembayaran masa
b. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Badan II
• Melakukan urusan verifikasi atas Surat Pemberitahuan masa dan Tahunan terhadap pajak penghasilan badan
• Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Verifikasi sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
• Melakukan kegiatan tata usaha penyusun laporan bulanan verifikasi untuk mengetahui surat perintah yang diterbitkan dan telah dilaksanakan serta produk hukum yang telah dihasilkan.
5. Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan
a. Sub Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan I
• Melakukan penatausahaan dan perekaman Surat Pemberitahuan pemotongan dan pemungutan pajak penghasilan
• Pengawasan Pembayaran Masa Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan, tugasnya :
• Mengawasi pembayaran SPT ( Surat Pemberitahuan )
• Meneliti pemotongan yang dikenakan terhadap Wajib Pajak tersebut.
b. Sub Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan II
• Mengadakan verifikasi terhadap Wajib Pajak Penghasilan (PPh) Badan dan Wajib Pajak Penghasilan (PPh) Orang
Pribadi atas Surat Pemberitahuan ( SPT )Lebih Bayar atau kriteria lainnya.
6. Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
a. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai industri dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
• Melakukan penerimaan, penatausahaan dan pengecekan Surat Pemberitahuan masa
• Memantau dan menatausahakan pembayaran masa
• Menelaah dan menyusun Laporan Perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan Kepatuhan SPT( Surat Pemberitahuan ) Masa
• Melakukan konfirmasi Faktur pajak pada sektor Industri
• Melakukan verifikasi
b. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai perdagangan dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
• Melakukan urusan penerimaan , penatausahaan dan pengecekan surat pemberitahuan masa
• Memantau dan manatausahakan pembayaran masa
• Menelaah dan menyusun Laporan perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan kepatuhan SPT (Surat Pemberitahuan ) Masa serta melakukan konfirmasi Faktur pasa sektor perdagangan
• Melakukan verifikasi
c. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai jasa dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
Melakukan urusan penerimaan, penatausahaan dan pengecekan Surat Pemberitahuan Masa
Memantau dan menatausahakan pembayaran masa
Menelaah dan menyusun Laporan Perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan Kepatuhan Surat Pemberitahuan Masa
Melakukan konfirmasi Faktur Pajak pada sektor jasa dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
Melakukan verifikasi
7. Seksi Penagihan
a. Sub Seksi Penagihan Aktif
• Menerima dokumen dari TUP (Tata Usaha Perpajakan) yang berupa daftar keterangan pajak, daftar keputusan pengurangan pajak.
• Mempersiapkan teguran
• Melakukan penagihan paksa
b. Sub Seksi Tata Usaha Piutang Pajak, tugasnya :
• Melakukan urusan – urusan tata usaha piutang
• Mencatat Surat setoran Pajak (SSP) atau bukti Pembukaan (Pbk) dalam buku pengawasan penagihan.
• Menerima dokumen dan mengarsipkan daftar pengantar ketetapan pajak, daftar keputusan pengurangan dan lampiran
• Menjawab atau memberikan konfirmasi tentang tunggakan pajak.
8. Seksi Penerimaan dan Keberatan
a. Sub Seksi Keberatan Pajak Penghasilan (PPh)
Melakukan urusan penyelesaian keberatan dan perselisihan Pajak Penghasilan
Memberikan jawaban secara tertulis tentang dasar pengenaan pemotongan pajak atau pemungutan pajak atas permintaan Wajib Pajak.
Memberikan surat himbauan kepada Wajib Pajak untuk melengkapi surat keberatan yang tidak memenuhi ketentuan formal.
Membuat laporan bulanan/triwulan subseksi keberatan
b. Sub Seksi Keberatan Pajak Pertambahan Nilai ( PPN )
Melakukan urusan penyelesian keberatan dan perselisihan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penjualan Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
Memberikan jawaban secara tertulis tentang dasar pengenaan pemotongan pajak atau pemungutan pajak atas permintaan Wajib Pajak.
Memberikan surat himbauan kepada Wajib Pajak untuk melengkapi surat keberatan yang tidak memenuhi ketentuan formal.
Membuat laporan bulanan/triwulan subseksi keberatan
c. Sub Seksi Tata Usaha Penerimaan Pajak dan Restitusi
Melakukan urusan tata usaha, penyusunan laporan penerimaan pajak
Menerima dan menyortir bukti Surat Setoran Pajak
Membuat perhitungan Asli dan membuat register pemindah bukuan
Melakukan pembukuan restitusi dan membuat register pemindahbukuan
Menatausahakan bermacam-macam penerimaan pajak
Mempersiapkan Surat Keputusan Pengembalian Pajak dan Surat Perintah Membayar Kelebihan Pajak
IV. Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi perpajakan
Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi perpajakan ( KP4 ) mempunyai tugas melakukan urusan penyuluhan, pelayanan konsultasi perpajakan kepada masyarakat, pengamatan potensi perpajakan wilayah, pembuatan monografi pajak, dan membantu Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dan Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan bangunan (KP.PBB) dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
2.2 Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan dari tanggal 4 Agustus – 4 September 2008 pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat. Masing-masing mahasiswa ditempatkan pada seksi/bagian yang berbeda. Berikut ini adalah uraian kegiatan mahasiswa selama mengikuti praktek kerja lapangan:
1. Nama Mahasiswa: Bertha Martiana
Bagian/Seksi : PPh Badan
Tanggal Kegiatan
4-5 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengecap Map SPT Tahunan PPh Badan (NIHIL)
3. Memisahkan SSP
4. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
5. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
6-8 Agustus 2008 1. Mengecap SPT Tahunan
2. Mengetik Daftar LPP (Laporan Pemeriksaan Pajak ) dari tahun 2003 hingga 2007
11 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
12-15 Agustus 2008 Mengetik rekapitulasi nota penjualan PT HN untuk pemeriksaan pajak selama bulan Januari hingga Desember 2007
19-22 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
4. Menyusun dan mengurutkan berkas-berkas berdasarkan nomor batch
25 Agustus 2008 Menyusun berkas-berkas SPT Masa PPh Badan kedalam kotak untuk dipindahkan ke seksi TUP
26 Agustus-3 September 2008 1. Mengisi Checklist SSP WP Badan
2. Mengisi Checklist SPT WP Badan
3. Memisahkan Checklist Asli dengan Tindasan
4. Mengisi tanggal masuk SPT Tahunan tahun 2007 WP Badan ke checklist
5. Mengisi checklist LPP tahun 2005-2007 WP Badan
2. Nama Mahasiswa : Dita Damayanti
Bagian/Seksi : PPh Badan
Tanggal Kegiatan
4-5 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengecap Map SPT Tahunan PPh Badan (NIHIL)
3. Memisahkan SSP
4. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
5. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
6-11 Agustus 2008 1. Mengecap SPT Tahunan
2. Menulis Buku Tabelaris PPh
3. Mengetik Daftar LPP (Laporan Pemeriksaan Pajak ) dari tahun 2003 hingga 2007
12-19 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
4. Membuat STP
20 Agustus 2008 1. Memisahkan STP asli dengan tindasan
2. Memisahkan SSP
3. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
4. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
21 Agustus 2008 Menyusun dan mengurutkan berkas-berkas berdasarkan nomor batch
22 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
25 Agustus 2008 Menyusun berkas-berkas SPT Masa PPh Badan kedalam kotak untuk dipindahkan ke seksi TUP
26 Agustus-3 September 2008 1. Mengisi Checklist SSP WP Badan
2. Mengisi Checklist SPT WP Badan
3. Memisahkan Checklist Asli dengan Tindasan
4. Mengisi tanggal masuk SPT Tahunan tahun 2007 WP Badan ke checklist
5. Mengisi checklist LPP tahun 2005-2007 WP Badan
3. Nama Mahasiswa : Horliance
Bagian/Seksi : PPN/PTLL
Tanggal Kegiatan
4 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengagendakan surat
3. Mengirim surat ke seksi PDI
4. Mencatat daftar kearsipan ke buku besar
5. Mengkode surat
6. Memilah-milah surat
5-27 Agustus 2008 1. Mengagendakan surat
2. Mengecap surat
3. Mengantar surat ke seksi lain
4. Mengarsipkan surat dan SPT PPN
5. Mengkode surat
6. Memindahkan arsip
7. Membuat file-file baru
8. Merekam SPT PPN
9. Menggandakan surat
28 Agustus -3 September 2008 1. Menggangakan surat
2. Mengarsipkan SPT
3. Mengisi checklist berkas pemeriksaan
4. Mengisi checklist SPT PPN
4. Nama Mahasiswa : Sasnalia
Bagian/Seksi : Penagihan
Tanggal Kegiatan
4-6 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengurutkan nomor agenda surat paksa
3. Mengagendakan surat masuk
4. Menggabungkan surat paksa, laporan pelaksanaan surat paksa dan tanda terima biaya pelaksanaan penyitaan
5. Memberi cap pada surat teguran
6. Memberi amplop surat
7- 19 Agustus 2008 1. Mengkonsep surat pemberitahuan
2. Mengarsipkan surat teguran
3. Mengagendakan surat keluar
4. Mengetik permohonan surat keterangan fiskal
5. Mengarsipkan bukti pembayaran pajak
6. Menstempel surat teguran
7. Menggendakan surat masuk
8. Menyimpan surat pengantar dan surat paksa
9. Mencari dan mencatat tunggakan pajak tahun 1998
20-25 Agustus 2008 1. Mengelompokkan surat yang kempos
2. Menstempel surat
3. Mengarsipkan surat teguran
4. Mencari dan mencatat tunggakan pajak 1998
5. Mengagendakan surat masuk
6. Menyimpan surat dari kanwil
7. Menyimpan surat permohonan keterangan fiskal
8. Menyimpan surat laporan pelaksanaan surat paksa
26 Agustus -3 September 2008 1. Membuat kolom dan mengetik surat kedalam daftar pengiriman surat teguran kempos
2. Mengetik daftar pengiriman surat teguran kempos
3. Menstempel surat
4. Mengagendakan surat masuk dan menyimpan surat masuk
5. Mengagendakan surat keluar
6. Mengetik daftar pengiriman surat teguran yang kembali post
5. Nama Mahasiswa : Yuli Mirda Lisa
Bagian/Seksi : PPN/PTLL
Tanggal Kegiatan
4-7 Agustuts 2008 1. Perkenalan
2. Mencatat surat keluar dalam buku agenda
3. Mencatat daftar kearsipan ke buku besar
4. Mengkode surat
5. Memilah-milah surat
6. Mencatat surat masuk
7. Mencap surat
8. Mengantar surat ke seksi P2PPh
9. Mengarsip surat
10. Memindahkan dan menyimpan surat ke map ordner dan map portepel
11. Mengantar surat ke seksi PDI
8-27 Agustus 2008 1. Mengagendakan surat keluar
2. Menyimpan surat ke map
3. Membuat file-fie baru untuk menyimpan surat
4. Mengetik SPT
5. Merekam SPT Masa PPN
6. Mengirim surat ke bagian kesekretariatan
7. Mencatat surat masuk dan menyimpan ke map masing-masing
8. Menyimpan SPT Masa PPN
9. Mengirim surat ke subbagian Umum
10. Mengirim surat ke seksi PPh Badan
11. Mencari surat SPT Masa PPN
28 Agustus- 3 September 2008 1. Menyimpan surat ke map
2. Mengisi checklist berkas pemeriksaan
3. Mengisi checklist SPT Masa PPN
2.3 Kondisi Objektif
2.3.1 Kondisi Peralatan Kearsipan sebagai Faktor Pendukung
Setelah penulis mengamati secara langsung pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat, dan berdasarkan data yang penulis peroleh, bahwa peralatan kearsipan yang sangat menunjang di Kantor Pelayanan Pajak Pelembang Ilir Barat. Dalam hal ini peralatan tersebut merupakan hal yang penting sehingga penataan arsip yang baik pada alat tersebut berpengaruh terhadap aktivitas karyawan.
Berdasarkan keadaan yang terdapat pada Kantor Pelayanan Pajak Pelembang Ilir Barat peralatan kearsipan di Kantor Pajak Palembang Ilir Barat keadaannya cukup baik namun belum dimanfaatkan sebaik mungkin. Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat memiliki peralatan kearsipan seperti Mobile Shelving yang memiliki kapasitas penyimpanan arsip yang cukup banyak, tangga untuk mengambil arsip yang berada dibagian atas rak, rak arsip dan AC (Air Conditioner).
Gambar 2.1 Mobile Shelving yang dimiliki KPP Palembang Ilir Barat
2.3.2 Perlengakapan Penyimpanan Arsip yang Tidak Tersedia Sebagai Faktor Penghambat
Hal yang harus diperhatikan dalam menyimpan arsip salah satunya adalah perlengkapan penyimpanan arsip itu sendiri. Perlengkapan penyimpanan akan menunjang penemuan arsip apabila diperlukan, misalnya penggunaan guide atau penyekat dalam penyimpanan arsip. Guna dari guide ini adalah pemisah atntara satu jenis surat dengan surat yang lain, guide juga berfungsi sebagai petunjuk dalam pencarian kembali.
Dari hasil pengamatan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat bahwa dalam menyimpan arsip masih tidak tersedia perlengkapan penyimpanan arsip seperti guide atau penyekat. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama
Gambar 2.2 Keadaan gudang arsip
KEADAAN UMUM KANTOR PELAYANAN PAJAK ( KPP ) PALEMBANG ILIR BARAT
2.1. Sejarah Singkat Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat
Menurut Kep.Menkeu RI Nomor : 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001. Kantor Pelayanan Pajak adalah instasi vertikal Direktorat Jenderal Pajak yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah. Tugas Kantor Pelayanan Pajak adalah untuk melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun wilayah kerja dari Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat meliputi : Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Sukarame, Kecamatan gandus.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, pengamatan potensi perpajakan, dan ekstensifikasi Wajib Pajak;
2. Penelitian dan penatausahaan surat pemberitahuan tahunan, surat pemberitahuan masa serta berkas Wajib Pajak;
3. Pengawasan pembayaran masa Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya;
4. Penatausahaan piutang pajak, penerimaan, penagihan, penyelesaian keberatan, penatausahaan banding, dan penyelesaian restitusi Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Baang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya;
5. Pemeriksaan sederhana dan penerapan sanksi perpajakan;
6. Penerbitan surat ketetapan pajak;
7. Pembetulan surat ketetapan pajak;
8. Pengurangan sanksi pajak;
9. Penyuluhan dan konsultasi perpajakan;
10. Pelaksanaan administrasi Kantor Pelayanan Pajak.
1. Kedudukan
Berdasarkan Pasal 29 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak (Kanwil DJP), Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (KPPBB), Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak (Karikpa) dan Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan (KP4), Kantor Pelayanan Pajak adalah instansi vertikal DJP yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah. Dalam hal ini Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat yang daerah administrasinya meliputi Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Gandus, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Sukarame bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kanwil Sumatera Selatan dan Kepulauan Bangka Belitung yang berkedudukan di Palembang.
2. Tugas
Sesuai Pasal 30 Keputusan Menteri Keuangan Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tersebut, KPP Palembang Ilir Barat mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Fungsi
Sesuai Pasal 31 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001, dalam melaksanakan tugasnya Kantor Pelayanan Pajak (KPP) menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Pengumpulan dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, penyuluhan, dan pengamatan potensi perpajakan serta ekstensifikasi Wajib Pajak.
b. Penelitian dan penatausahaan Surat Pemberitahuan Tahunan, Surat Pemberitahuan Masa serta berkas Wajib Pajak.
c. Pengawasan pembayaran masa Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
d. Penatausahaan piutang pajak, penerimaan, penagihan, penyelesaian keberatan, penatausahaan banding, dan penyelesaian restitusi Pajak Penghasilan Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
e. Pemeriksaan sederhana dan penerapan sanksi perpajakan.
f. Penertiban Surat Ketetapan Pajak
g. Pembetulan Surat Ketetapan pajak
h. Pengurangan sanksi pajak
i. Penyuluhan dan konsultasi perpajakan
j. Pelaksanaan administrasi KPP
4. Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak
Sesuai Pasal 32 Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001, Susunan Organisasi KPP terdiri dari:
a. Subbagian Umum
b. Seksi Pengelolaan Data dan Informasi
c. Seksi Tata Usaha Perpajakan
d. Seksi Pajak Penghasilan Orang Pribadi
e. Seksi Pajak Penghasilan Badan
f. Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan
g. Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
h. Seksi Penagihan
i. Seksi Penerimaan dan Keberatan
j. Kelompok Jabatan Fungsional (Sampai saat ini Kelompok Jabatan Fungsional belum dibentuk)
Selain itu terdapat Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan yang meupakan Instansi vertical Direktorat Jenderal Pajak yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala KPP.
2.1.1 Mandat yang diberikan kepada instansi
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 443/KMK.01/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pajak, Kantor Pelayanan Pajak adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Pajak yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah. Dalam hal ini KPP Palembang Ilir Barat yang daerah administrasinya meliputi Kecamatan Ilir Barat I, Kecamatan Ilir Barat II, Kecamatan Bukit Kecil, Kecamatan Gandus dan Kecamatan Sukarami bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah DJP Sumatera Selatan dan Kep. Bangka Belitung yang berkedudukan di Palembang.
2.1.2 Peran Strategis KPP Palembang Ilir Barat
Peran strategis KPP Palembang Ilir Barat sesuai dengan fungsi dan tugasnya dalam rangka mewujudkan Good Governance sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 443/KMK.01/2001 tanggal 23 Juli 2001 tentang organisasi dan tata kerja Direktorat Jenderal Pajak. Dengan sumber daya dan sarana yang tersedia, KPP Palembang Ilir Barat menjalankan tugas pelayanan, pengawasan administrasi dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barng Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
2.1.3 Kekuatan berbagai Sumber Daya
1. Sumber Daya Manusia
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat memiliki 73 orang pegawai yang memiliki pendidikan formal berbeda. Sumber Daya Manusia pada KPP Palembang Ilir Barat per 31 Desember 2006 adalah sebagai berikut :
Menurut Golongan
Golongan IV : 2 Orang
Golongan III : 32 Orang
Golongan II : 39 Orang
Menurut Umur
s.d 30 tahun : 38 Orang
31 s/d 35 tahun : 5 Orang
36 s/d 45 tahun : 11 Orang
46 s/d 50 tahun : 10 Orang
di atas 50 tahun : 9 Orang
Menurut Pendidikan
Pasca Sarjana : 2 Orang
Sarjana : 19 Orang
Sarjana Muda/ Diploma III : 11 Orang
D1, SMA, SMP, dan SD : 41 Orang
2. Sarana dan Prasarana
Kemampuan menyediakan sarana dan prasarana merupakan hal mutlak yang harus disediakan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. Sarana dan prasarana yang telah ada cukup memadai dengan tersedianya berbagai fasilitas yang mendukung kelancaran pelaksaan tugas.
2.1.4 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat dikepalai oleh seorang kepala yang membawahi 88 orang karyawan yang terdiri dari :
a. Kepala Kantor ( eselon III ) : 1 orang
b. Pejabat eselon IV ( Kasi ) : 10 orang
c. Pejabat eselon V ( Korlak ) : 26 orang
d. Pelaksana : 37 orang
semuanya itu tersebar dalam 8 Seksi, 1 Sub Bagian Umum dan 1 Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan yaitu :
1. Kepala Sub Bagian Umum
2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Informasi
3. Kepala Seksi Tata Usaha Perpajakan
4. Kepala Seksi PPh Orang Pribadi
5. Kepala Seksi PPh Badan
6. Kepala Seksi PPh Pemotongan dan Pemungutan
7. Kepala Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
8. Kepala Seksi Penagihan
9. Kepala Seksi Penerimaan dan Keberatan
10. Kepala Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan
Bagian-bagian tersebut dapat dilihat dari Bagan Struktur Organisasi berikut ini:
Dari Struktur Organisasi tersebut diatas, akan dijelaskan sedikit mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian, yaitu :
I. Kepala Kantor
Tugasnya adalah memimpin dan mengarahkan bawahannya, agar bekerja lebih efisien, dan efektif sedangkan wewenangnya adalah memberikan tanda tangan atas surat-surat yang bersifat informatif dan instruktif.
II. Sub Bagian Umum
1. Urusan Tata Usaha dan Kepegawaian, tugasnya :
a. Menyelenggarakan surat masuk dan surat keluar
b. Menyusun konsep usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, penyesuaian ijazah, penyusunan formal pegawai dan penyusunan non otomotif.
2. Urusan Keuangan, tugasnya :
a. Membuat daftar usulan kegiatan.
b. Menyusun daftar rencana pembiayaan rutin.
3. Urusan Rumah Tangga Kantor, tugasnya :
a. Melakukan inventarisasi alat perlengkapan kantor dan formulir.
b. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan.
III. Seksi-Seksi
1. Seksi Pengolahan Data dan Informasi
a. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi I, tugasnya :
• Melakukan urusan penggalian potensi pajak
• Mencari data untuk ekstensifikasi Wajib Pajak
• Penyusunan Monografi pajak
b. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi II, tugasnya :
• Melakukan urusan tata usaha data masukan dan data keluaran
• Mengecek kelengkapan dan kebenaran formal data masukan dan data keluaran.
c. Sub Seksi Pengolahan Data dan Informasi III, tugasnya :
Melakukan urusan pengolahan data
Penyajian informasi
2. Seksi Tata Usaha Perpajakan
a. Sub Seksi Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan urusan penerimaan Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan pengecekan Surat Pemberitahuan Pajak
• Menerbitkan nota perhitungan
• Menerbitkan Surat Tagihan Pajak ( PPh pasal 17 ayat 1 )
b. Sub Seksi Tempat Pelayanan Terpadu
• Melakukan pendaftaran Wajib Pajak
• Menerima surat – surat masuk untuk KPP Palembang Ilir Barat
• Menyampaikan Surat Pemberitahuan Pajak kepada Wajib Pajak
• Pemindahan dan pencabutan identitas Wajib Pajak
c. Sub Seksi Ketetapan dan kearsipan
Melakukan urusan penerbitan Surat Ketetapan Pajak
Mengarsipkan berkas – berkas Wajib Pajak
3. Seksi Pajak Penghasilan Orang Pribadi
a. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Orang Pribadi I
• Melakukan urusan penatausahaan dan perekaman Surat Pemberitahuan Pajak
• Melakukan pengecekan dan memantau Surat Pemberitahuan
• Menyusun laporan efektifitas pembayaran masa Pajak Penghasilan perorangan.
b. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Orang Pribadi II
• Melakukan urusan verifikasi atas Surat Pemberitahuan Masa dan Surat Pemberitahuan Tahunan terhadap Pajak Penghasilan perorangan
• Melakukan pengawasan pembayaran masa terhadap Pajak Penghasilan perorangan
• Melakukan verifikasi terhadap Wajib Pajak yang tidak terdaftar dan tidak memasukkan Surat Pemberitahuan.
• Melakukan fiskal luar negeri
4. Seksi Pajak Penghasilan Badan
a. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Badan I
• Melakukan urusan pemantauan dan perekaman Surat Pemberitahuan pajak penghasilan badan
• Melakukan penatausahaan dan pengawasan pembayaran masa
• Melakukan penelaahan dan penyusunan laporan efektifitas pembayaran masa
b. Sub Seksi Pajak Penghasilan (PPh) Badan II
• Melakukan urusan verifikasi atas Surat Pemberitahuan masa dan Tahunan terhadap pajak penghasilan badan
• Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Verifikasi sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
• Melakukan kegiatan tata usaha penyusun laporan bulanan verifikasi untuk mengetahui surat perintah yang diterbitkan dan telah dilaksanakan serta produk hukum yang telah dihasilkan.
5. Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan
a. Sub Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan I
• Melakukan penatausahaan dan perekaman Surat Pemberitahuan pemotongan dan pemungutan pajak penghasilan
• Pengawasan Pembayaran Masa Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan, tugasnya :
• Mengawasi pembayaran SPT ( Surat Pemberitahuan )
• Meneliti pemotongan yang dikenakan terhadap Wajib Pajak tersebut.
b. Sub Seksi Pemotongan dan Pemungutan Pajak Penghasilan II
• Mengadakan verifikasi terhadap Wajib Pajak Penghasilan (PPh) Badan dan Wajib Pajak Penghasilan (PPh) Orang
Pribadi atas Surat Pemberitahuan ( SPT )Lebih Bayar atau kriteria lainnya.
6. Seksi Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
a. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai industri dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
• Melakukan penerimaan, penatausahaan dan pengecekan Surat Pemberitahuan masa
• Memantau dan menatausahakan pembayaran masa
• Menelaah dan menyusun Laporan Perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan Kepatuhan SPT( Surat Pemberitahuan ) Masa
• Melakukan konfirmasi Faktur pajak pada sektor Industri
• Melakukan verifikasi
b. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai perdagangan dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
• Melakukan urusan penerimaan , penatausahaan dan pengecekan surat pemberitahuan masa
• Memantau dan manatausahakan pembayaran masa
• Menelaah dan menyusun Laporan perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan kepatuhan SPT (Surat Pemberitahuan ) Masa serta melakukan konfirmasi Faktur pasa sektor perdagangan
• Melakukan verifikasi
c. Sub Seksi Pajak Pertambahan Nilai jasa dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
Melakukan urusan penerimaan, penatausahaan dan pengecekan Surat Pemberitahuan Masa
Memantau dan menatausahakan pembayaran masa
Menelaah dan menyusun Laporan Perkembangan Pengusaha Kena Pajak dan Kepatuhan Surat Pemberitahuan Masa
Melakukan konfirmasi Faktur Pajak pada sektor jasa dan Pajak Tidak Langsung Lainnya
Melakukan verifikasi
7. Seksi Penagihan
a. Sub Seksi Penagihan Aktif
• Menerima dokumen dari TUP (Tata Usaha Perpajakan) yang berupa daftar keterangan pajak, daftar keputusan pengurangan pajak.
• Mempersiapkan teguran
• Melakukan penagihan paksa
b. Sub Seksi Tata Usaha Piutang Pajak, tugasnya :
• Melakukan urusan – urusan tata usaha piutang
• Mencatat Surat setoran Pajak (SSP) atau bukti Pembukaan (Pbk) dalam buku pengawasan penagihan.
• Menerima dokumen dan mengarsipkan daftar pengantar ketetapan pajak, daftar keputusan pengurangan dan lampiran
• Menjawab atau memberikan konfirmasi tentang tunggakan pajak.
8. Seksi Penerimaan dan Keberatan
a. Sub Seksi Keberatan Pajak Penghasilan (PPh)
Melakukan urusan penyelesaian keberatan dan perselisihan Pajak Penghasilan
Memberikan jawaban secara tertulis tentang dasar pengenaan pemotongan pajak atau pemungutan pajak atas permintaan Wajib Pajak.
Memberikan surat himbauan kepada Wajib Pajak untuk melengkapi surat keberatan yang tidak memenuhi ketentuan formal.
Membuat laporan bulanan/triwulan subseksi keberatan
b. Sub Seksi Keberatan Pajak Pertambahan Nilai ( PPN )
Melakukan urusan penyelesian keberatan dan perselisihan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penjualan Barang Mewah dan Pajak Tidak Langsung Lainnya.
Memberikan jawaban secara tertulis tentang dasar pengenaan pemotongan pajak atau pemungutan pajak atas permintaan Wajib Pajak.
Memberikan surat himbauan kepada Wajib Pajak untuk melengkapi surat keberatan yang tidak memenuhi ketentuan formal.
Membuat laporan bulanan/triwulan subseksi keberatan
c. Sub Seksi Tata Usaha Penerimaan Pajak dan Restitusi
Melakukan urusan tata usaha, penyusunan laporan penerimaan pajak
Menerima dan menyortir bukti Surat Setoran Pajak
Membuat perhitungan Asli dan membuat register pemindah bukuan
Melakukan pembukuan restitusi dan membuat register pemindahbukuan
Menatausahakan bermacam-macam penerimaan pajak
Mempersiapkan Surat Keputusan Pengembalian Pajak dan Surat Perintah Membayar Kelebihan Pajak
IV. Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi perpajakan
Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi perpajakan ( KP4 ) mempunyai tugas melakukan urusan penyuluhan, pelayanan konsultasi perpajakan kepada masyarakat, pengamatan potensi perpajakan wilayah, pembuatan monografi pajak, dan membantu Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dan Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan bangunan (KP.PBB) dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
2.2 Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan dari tanggal 4 Agustus – 4 September 2008 pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat. Masing-masing mahasiswa ditempatkan pada seksi/bagian yang berbeda. Berikut ini adalah uraian kegiatan mahasiswa selama mengikuti praktek kerja lapangan:
1. Nama Mahasiswa: Bertha Martiana
Bagian/Seksi : PPh Badan
Tanggal Kegiatan
4-5 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengecap Map SPT Tahunan PPh Badan (NIHIL)
3. Memisahkan SSP
4. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
5. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
6-8 Agustus 2008 1. Mengecap SPT Tahunan
2. Mengetik Daftar LPP (Laporan Pemeriksaan Pajak ) dari tahun 2003 hingga 2007
11 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
12-15 Agustus 2008 Mengetik rekapitulasi nota penjualan PT HN untuk pemeriksaan pajak selama bulan Januari hingga Desember 2007
19-22 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
4. Menyusun dan mengurutkan berkas-berkas berdasarkan nomor batch
25 Agustus 2008 Menyusun berkas-berkas SPT Masa PPh Badan kedalam kotak untuk dipindahkan ke seksi TUP
26 Agustus-3 September 2008 1. Mengisi Checklist SSP WP Badan
2. Mengisi Checklist SPT WP Badan
3. Memisahkan Checklist Asli dengan Tindasan
4. Mengisi tanggal masuk SPT Tahunan tahun 2007 WP Badan ke checklist
5. Mengisi checklist LPP tahun 2005-2007 WP Badan
2. Nama Mahasiswa : Dita Damayanti
Bagian/Seksi : PPh Badan
Tanggal Kegiatan
4-5 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengecap Map SPT Tahunan PPh Badan (NIHIL)
3. Memisahkan SSP
4. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
5. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
6-11 Agustus 2008 1. Mengecap SPT Tahunan
2. Menulis Buku Tabelaris PPh
3. Mengetik Daftar LPP (Laporan Pemeriksaan Pajak ) dari tahun 2003 hingga 2007
12-19 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
4. Membuat STP
20 Agustus 2008 1. Memisahkan STP asli dengan tindasan
2. Memisahkan SSP
3. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
4. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
21 Agustus 2008 Menyusun dan mengurutkan berkas-berkas berdasarkan nomor batch
22 Agustus 2008 1. Memisahkan SSP
2. Menyusun dan Mengurutkan SSP berdasarkan NPWP serta mengisi buku tabelaris PPh Badan
3. Menyusun SSP kedalam Berkas Arsip
25 Agustus 2008 Menyusun berkas-berkas SPT Masa PPh Badan kedalam kotak untuk dipindahkan ke seksi TUP
26 Agustus-3 September 2008 1. Mengisi Checklist SSP WP Badan
2. Mengisi Checklist SPT WP Badan
3. Memisahkan Checklist Asli dengan Tindasan
4. Mengisi tanggal masuk SPT Tahunan tahun 2007 WP Badan ke checklist
5. Mengisi checklist LPP tahun 2005-2007 WP Badan
3. Nama Mahasiswa : Horliance
Bagian/Seksi : PPN/PTLL
Tanggal Kegiatan
4 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengagendakan surat
3. Mengirim surat ke seksi PDI
4. Mencatat daftar kearsipan ke buku besar
5. Mengkode surat
6. Memilah-milah surat
5-27 Agustus 2008 1. Mengagendakan surat
2. Mengecap surat
3. Mengantar surat ke seksi lain
4. Mengarsipkan surat dan SPT PPN
5. Mengkode surat
6. Memindahkan arsip
7. Membuat file-file baru
8. Merekam SPT PPN
9. Menggandakan surat
28 Agustus -3 September 2008 1. Menggangakan surat
2. Mengarsipkan SPT
3. Mengisi checklist berkas pemeriksaan
4. Mengisi checklist SPT PPN
4. Nama Mahasiswa : Sasnalia
Bagian/Seksi : Penagihan
Tanggal Kegiatan
4-6 Agustus 2008 1. Perkenalan
2. Mengurutkan nomor agenda surat paksa
3. Mengagendakan surat masuk
4. Menggabungkan surat paksa, laporan pelaksanaan surat paksa dan tanda terima biaya pelaksanaan penyitaan
5. Memberi cap pada surat teguran
6. Memberi amplop surat
7- 19 Agustus 2008 1. Mengkonsep surat pemberitahuan
2. Mengarsipkan surat teguran
3. Mengagendakan surat keluar
4. Mengetik permohonan surat keterangan fiskal
5. Mengarsipkan bukti pembayaran pajak
6. Menstempel surat teguran
7. Menggendakan surat masuk
8. Menyimpan surat pengantar dan surat paksa
9. Mencari dan mencatat tunggakan pajak tahun 1998
20-25 Agustus 2008 1. Mengelompokkan surat yang kempos
2. Menstempel surat
3. Mengarsipkan surat teguran
4. Mencari dan mencatat tunggakan pajak 1998
5. Mengagendakan surat masuk
6. Menyimpan surat dari kanwil
7. Menyimpan surat permohonan keterangan fiskal
8. Menyimpan surat laporan pelaksanaan surat paksa
26 Agustus -3 September 2008 1. Membuat kolom dan mengetik surat kedalam daftar pengiriman surat teguran kempos
2. Mengetik daftar pengiriman surat teguran kempos
3. Menstempel surat
4. Mengagendakan surat masuk dan menyimpan surat masuk
5. Mengagendakan surat keluar
6. Mengetik daftar pengiriman surat teguran yang kembali post
5. Nama Mahasiswa : Yuli Mirda Lisa
Bagian/Seksi : PPN/PTLL
Tanggal Kegiatan
4-7 Agustuts 2008 1. Perkenalan
2. Mencatat surat keluar dalam buku agenda
3. Mencatat daftar kearsipan ke buku besar
4. Mengkode surat
5. Memilah-milah surat
6. Mencatat surat masuk
7. Mencap surat
8. Mengantar surat ke seksi P2PPh
9. Mengarsip surat
10. Memindahkan dan menyimpan surat ke map ordner dan map portepel
11. Mengantar surat ke seksi PDI
8-27 Agustus 2008 1. Mengagendakan surat keluar
2. Menyimpan surat ke map
3. Membuat file-fie baru untuk menyimpan surat
4. Mengetik SPT
5. Merekam SPT Masa PPN
6. Mengirim surat ke bagian kesekretariatan
7. Mencatat surat masuk dan menyimpan ke map masing-masing
8. Menyimpan SPT Masa PPN
9. Mengirim surat ke subbagian Umum
10. Mengirim surat ke seksi PPh Badan
11. Mencari surat SPT Masa PPN
28 Agustus- 3 September 2008 1. Menyimpan surat ke map
2. Mengisi checklist berkas pemeriksaan
3. Mengisi checklist SPT Masa PPN
2.3 Kondisi Objektif
2.3.1 Kondisi Peralatan Kearsipan sebagai Faktor Pendukung
Setelah penulis mengamati secara langsung pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat, dan berdasarkan data yang penulis peroleh, bahwa peralatan kearsipan yang sangat menunjang di Kantor Pelayanan Pajak Pelembang Ilir Barat. Dalam hal ini peralatan tersebut merupakan hal yang penting sehingga penataan arsip yang baik pada alat tersebut berpengaruh terhadap aktivitas karyawan.
Berdasarkan keadaan yang terdapat pada Kantor Pelayanan Pajak Pelembang Ilir Barat peralatan kearsipan di Kantor Pajak Palembang Ilir Barat keadaannya cukup baik namun belum dimanfaatkan sebaik mungkin. Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat memiliki peralatan kearsipan seperti Mobile Shelving yang memiliki kapasitas penyimpanan arsip yang cukup banyak, tangga untuk mengambil arsip yang berada dibagian atas rak, rak arsip dan AC (Air Conditioner).
Gambar 2.1 Mobile Shelving yang dimiliki KPP Palembang Ilir Barat
2.3.2 Perlengakapan Penyimpanan Arsip yang Tidak Tersedia Sebagai Faktor Penghambat
Hal yang harus diperhatikan dalam menyimpan arsip salah satunya adalah perlengkapan penyimpanan arsip itu sendiri. Perlengkapan penyimpanan akan menunjang penemuan arsip apabila diperlukan, misalnya penggunaan guide atau penyekat dalam penyimpanan arsip. Guna dari guide ini adalah pemisah atntara satu jenis surat dengan surat yang lain, guide juga berfungsi sebagai petunjuk dalam pencarian kembali.
Dari hasil pengamatan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat bahwa dalam menyimpan arsip masih tidak tersedia perlengkapan penyimpanan arsip seperti guide atau penyekat. Akibatnya dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama
Gambar 2.2 Keadaan gudang arsip
BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Tempat Kerja Praktek
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah instansi pemerintah yang bertujuan melayani wajib pajak untuk melaporkan bukti pembayaran pajak, pendaftaran NPWP, pengawasan adminstrasi dan pemeriksaan terhadap wajib pajak. Oleh karena itu, penulis memilih Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat sebagai tempat kerja praktek dikarenakan kantor ini memiliki fungsi untuk memberikan pelayanan terhadap wajib pajak.
Agar pelayanan tersebut dapat berjalan dengan baik maka aktivitas perkantoran dapat dijalankan dengan baik pula. Aktivitas perkantoran tersebut dapat berupa manajemen kearsipan yang baik, komunikasi yang baik, serta menciptakan hubungan yang baik terhadap masyarakat.
Dalam usaha meningkatkan hasil aktivitas kerja yang akan dicapai oleh suatu instansi ini salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan penyimpanan arsip yang baik dan benar agar dapat menghemat waktu dalam menyusun maupun menyimpan surat-surat atau arsip di kantor.
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat didirikan untuk melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku terhadap Wajib Pajak. Dalam melaksanakan pelayanan Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat melayani wajib pajak (WP) melaporkan berkas-berkas pembayaran pajak. Berkas-berkas tersebut disimpan oleh kantor ini sebagai arsip.
Untuk dapat menyimpan dan menyusun arsip dengan baik pada suatu kantor tentulah memerlukan suatu pengunaan perlengkapan arsip yang benar. Penyimpanan arsip yang baik dan benar akan dapat menunjang suatu pekerjaan kantor yang efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan dikantor.
Untuk melakukan itu semua perlu adanya faktor-faktor pendukung yang dapat mendukung berhasil tidaknya pekerjaan itu dilakukan, salah satu pendukung itu adalah penyimpanan arsip dengan benar.
Penyimpanan arsip yang benar merupakan salah satu unsur yang penting dalam memenuhi kebutuhan administrasi diperkantoran. Efektif dan efisien tidaknya suatu pekerjaan kantor tergantung dari penyimpanan arsip yang benar dalam suatu kantor.
Kantor-kantor pemerintah yang melayani kepentingan umum seperti Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat Palembang sebaiknya mempunyai penyimpanan arsip yang baik. Bila penyimpanan arsip tersebut tidak baik maka akan mengganggu pelayanan yang diberikan kepada wajib pajak (WP). Apabila wajib pajak merasa tidak dilayani dengan baik akan mengakibatkan citra kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat menjadi tidak baik dan terjadi kelambanan dalam pelayanan.
Berdasarkan uraian diatas dan mengingat betapa pentingnya penyimpanan arsip bagi suatu kantor, maka penulis tetarik untuk mengangkat permasalahan mengenai ”ANALISA PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PALEMBANG ILIR BARAT”.
1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
1.2.1 Tujuan Kerja Praktek
a. Untuk memenuhi ketentuan kurikulum program pendidikan di Politeknik Negeri Sriwijaya, dimana seluruh mahasiswa Program D3 Jurusan Administrasi Niaga.
b. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama di Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang pada Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat.
c. Untuk memenuhi keadaan sesungguhnya didunia kerja dan memperoleh pengalaman kerja, sehingga kami dapat mempersiapkan diri sebelum memasuki dunia kerja.
d. Menambah wawasan dan pengalaman dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kearsipan modern.
1.2.2 Manfaat Kerja Praktek
a. Sebagai tempat untuk memupuk kemandirian pada diri peserta kerja praktik.
b. Untuk memperoleh seberapa besar ilmu yang telah diterima selama di Politeknik Negeri Sriwijaya yang dapat diterapkan dalam praktik kerja sehari-hari pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
c. Melatih diri untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
d. Mampu menggunakan peralatan kearsipan modern pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
1.3 Metode Pelaksanaan Kerja Praktek
Metode-metode yang digunakan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan untuk mendapatkan data yang akurat, antara lain:
a. Observasi
dalam metode ini mahasiswa mengamati kegiatan-kegiatan khusus yang tidak diberikan kepada mahasiswa secara langsung.
b. Partisipan
dalam metode ini mahasiswa terlibat secara langsung dalam setiap pekerjaan yang diserahkan oleh bagian yang bersangkutan dan sebelumnya mahasiswa mendapatkan pengarahan mengenai pekerjaan tersebut.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Tempat Kerja Praktek
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah instansi pemerintah yang bertujuan melayani wajib pajak untuk melaporkan bukti pembayaran pajak, pendaftaran NPWP, pengawasan adminstrasi dan pemeriksaan terhadap wajib pajak. Oleh karena itu, penulis memilih Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat sebagai tempat kerja praktek dikarenakan kantor ini memiliki fungsi untuk memberikan pelayanan terhadap wajib pajak.
Agar pelayanan tersebut dapat berjalan dengan baik maka aktivitas perkantoran dapat dijalankan dengan baik pula. Aktivitas perkantoran tersebut dapat berupa manajemen kearsipan yang baik, komunikasi yang baik, serta menciptakan hubungan yang baik terhadap masyarakat.
Dalam usaha meningkatkan hasil aktivitas kerja yang akan dicapai oleh suatu instansi ini salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan penyimpanan arsip yang baik dan benar agar dapat menghemat waktu dalam menyusun maupun menyimpan surat-surat atau arsip di kantor.
Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat didirikan untuk melaksanakan pelayanan, pengawasan administratif, dan pemeriksaan sederhana terhadap Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, dan Pajak Tidak Langsung Lainnya dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku terhadap Wajib Pajak. Dalam melaksanakan pelayanan Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat melayani wajib pajak (WP) melaporkan berkas-berkas pembayaran pajak. Berkas-berkas tersebut disimpan oleh kantor ini sebagai arsip.
Untuk dapat menyimpan dan menyusun arsip dengan baik pada suatu kantor tentulah memerlukan suatu pengunaan perlengkapan arsip yang benar. Penyimpanan arsip yang baik dan benar akan dapat menunjang suatu pekerjaan kantor yang efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan dikantor.
Untuk melakukan itu semua perlu adanya faktor-faktor pendukung yang dapat mendukung berhasil tidaknya pekerjaan itu dilakukan, salah satu pendukung itu adalah penyimpanan arsip dengan benar.
Penyimpanan arsip yang benar merupakan salah satu unsur yang penting dalam memenuhi kebutuhan administrasi diperkantoran. Efektif dan efisien tidaknya suatu pekerjaan kantor tergantung dari penyimpanan arsip yang benar dalam suatu kantor.
Kantor-kantor pemerintah yang melayani kepentingan umum seperti Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat Palembang sebaiknya mempunyai penyimpanan arsip yang baik. Bila penyimpanan arsip tersebut tidak baik maka akan mengganggu pelayanan yang diberikan kepada wajib pajak (WP). Apabila wajib pajak merasa tidak dilayani dengan baik akan mengakibatkan citra kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat menjadi tidak baik dan terjadi kelambanan dalam pelayanan.
Berdasarkan uraian diatas dan mengingat betapa pentingnya penyimpanan arsip bagi suatu kantor, maka penulis tetarik untuk mengangkat permasalahan mengenai ”ANALISA PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PALEMBANG ILIR BARAT”.
1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
1.2.1 Tujuan Kerja Praktek
a. Untuk memenuhi ketentuan kurikulum program pendidikan di Politeknik Negeri Sriwijaya, dimana seluruh mahasiswa Program D3 Jurusan Administrasi Niaga.
b. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama di Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang pada Kantor Pelayanan Pajak Ilir Barat.
c. Untuk memenuhi keadaan sesungguhnya didunia kerja dan memperoleh pengalaman kerja, sehingga kami dapat mempersiapkan diri sebelum memasuki dunia kerja.
d. Menambah wawasan dan pengalaman dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kearsipan modern.
1.2.2 Manfaat Kerja Praktek
a. Sebagai tempat untuk memupuk kemandirian pada diri peserta kerja praktik.
b. Untuk memperoleh seberapa besar ilmu yang telah diterima selama di Politeknik Negeri Sriwijaya yang dapat diterapkan dalam praktik kerja sehari-hari pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
c. Melatih diri untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
d. Mampu menggunakan peralatan kearsipan modern pada Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat.
1.3 Metode Pelaksanaan Kerja Praktek
Metode-metode yang digunakan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan untuk mendapatkan data yang akurat, antara lain:
a. Observasi
dalam metode ini mahasiswa mengamati kegiatan-kegiatan khusus yang tidak diberikan kepada mahasiswa secara langsung.
b. Partisipan
dalam metode ini mahasiswa terlibat secara langsung dalam setiap pekerjaan yang diserahkan oleh bagian yang bersangkutan dan sebelumnya mahasiswa mendapatkan pengarahan mengenai pekerjaan tersebut.
Langganan:
Postingan (Atom)
